Hướng dẫn tạo Group Email trong Outlook

Đăng Ký Fun88

Khuyến Mãi Fun88

Trang Chủ Fun88

Nếu như bạn đã thân thuộc trong việc dùng Outlook, chắc chắn bạn đã thân quen với cách sử dụng của công cụ quản lý hòm thu thú vị như này. Outlook cho phép bạn đồng bộ và tiến hành việc gửi/nhận hàng ngàn email từ những dịch vụ hòm thư trực tuyến. 

Không chỉ vậy, bạn sẽ có thể tạo Rule tại Outlook để thiết lập tự động chắt lọc nhiều email được gửi từ một hòm thư cụ thể nào đấy vào thư mục riêng để dễ dàng quản lý chúng hơn. Bạn cũng nên biết cách tạo Group Email trong outlook để quản lý phần công việc tốt hơn.

Group Email

Group Email

Tìm hiểu một số tính năng của Group Email

Google Groups được biết như một trong những dịch vụ bởi Google cung cấp, nằm ở nhiều nhóm dịch vụ liên quan tới dịch vụ Mail của Google, cực kì đáng tin cậy và mang chính sách bảo mật cực tốt để dùng hoàn toàn miễn phí cho mọi người. 

Đối với nhiều người thường xuyên dùng đến email để liên lạc với nhau và liên lạc rất nhiều người thì dịch vụ mail group này thực sự hữu ích.

Group mail hỗ trợ bạn đơn giản hóa việc gửi email cùng lúc cho nhiều người, đâu cần phải từng mail từng người trong danh bạ và chỉ cần gửi cho 1 địa chỉ duy nhất thay cho đồng gửi cho cả danh sách dài.

Group mail như một công cụ quản lý danh sách thành viên tại danh sách gmail, không hạn chế không gian lưu trữ và hỗ trợ bạn dễ dàng theo dõi, tra cứu về sau.

Tính năng của Group Email

Tính năng của Group Email

Hướng dẫn sử dụng Group Email

Bước 1: Bạn muốn dùng bạn có thể truy cập vào 1 trong 2 đường dẫn sau: groups.google.com (giao diện tiếng anh) hay groups.google.com/?hl=vi (giao diện tiếng Việt). Sau đấy, bạn thực hiện đăng nhập bằng tài khoản Gmail. Sau bạn nhấn ngay vào “Tạo nhóm” và chuẩn bị tới bước 2,

Bước 2: Bạn đặt tên nhóm, điền thông tin và kích hoạt nhiều tính năng bạn muốn. Sau bạn nhập mã xác nhận nếu hệ thống có yêu cầu.

Bước 3: Bạn thêm các địa chỉ gmail những thành viên bạn muốn thêm vào nhóm. Ở đó bạn sẽ có quyền tùy chỉnh quyền hạn cho từng thành viên. Về sau bạn mong muốn thêm thành viên vào nhóm hay loại bỏ thành viên ra khỏi nhóm và bạn chỉ cần việc vào nhóm bạn tạo và tùy chỉnh.

Những điều cần biết khi sử dụng Group Email

  • Group Email không có sự hạn chế dung lượng sử dụng, toàn bộ thư (kể cả file đính kèm) sẽ được nén lại.
  • Nó hạn chế một vài tệp file, tập tin dưới dạng .exe, .com…
  • Hệ thống Group Email quản lý cực kì nghiêm, không nên sử dụng để gửi thư Spam hay quảng cáo chỉ cần có người gửi tố cáo thì hệ thống sẽ tự động kiểm tra và có thể họ sẽ xóa nhóm đấy ngay.

Tạo Group Email trong Outlook

Tạo Group Email trong Outlook

Hướng dẫn tạo Group Email trong outlook chuẩn nhất

Bạn muốn tạo Group Email trong outlook bạn nên thực hiện những bước sau đây:

Tạo Group Email trong outlook 2010

Bước 1: Đầu tiên bạn mở outlook lên và kích ngay vào mục Address Book.

Bước 2: Sau bạn lựa chọn file và chọn New Entry…

Bước 3: Tiếp đến bạn lựa chọn New Contact Group và chọn OK.

Bước 4: Tại bước này chúng ta sẽ đặt tên cho Group, ở đây bản thân đặt tên là ke toan.

Bước 5: Để thêm thành viên thì bạn kích lựa chọn vào Add members.

Tại đó sẽ có 3 lựa chọn :

  • From Outlook Contacts: Chính là thêm mail đã có sẵn trong outlook
  • From Address Book: Là thêm mail từ group
  • New E-mail Contact: Chính là thêm mail mới ngoài outlook

Tại đó chúng ta sẽ hướng dẫn 2 cách thêm mail vào group là From Outlook Contacts và New E-mail Contact.

Trường hợp 1: Dùng From Outlook Contacts:

Bước 1: Bạn kích ngay vào Add members và chọn From Outlook Contacts.

Bước 2: Bạn lựa chọn mail có sẵn trong danh bạn của outlook và kích ngay vào mục members.

Bước 3: Cuối cùng bạn lựa chọn OK. Sau lúc lựa chọn OK thì bạn sẽ thấy mail đã được thêm vào Group.

Trường hợp 2: Sử dụng New E-mail Contact:

Bước 1: Kích vào Add members và chọn New E-mail Contact.

Bước 2: Nhập Tên vào ô Display name, và địa chỉ mail vào ô E-mail address. Cuối cùng chọn OK.

Hướng dẫn tạo Group Email trong Outlook đúng chuẩn

Hướng dẫn tạo Group Email trong Outlook đúng chuẩn

Như thế bạn cũng có thể thêm được địa chỉ mail vào Group. Dựa vào tình huống bạn có thể dùng trường hợp 1 hay trường hợp 2. Nếu như tạo nhóm mail trong công ty bạn thường xuyên lựa chọn From Outlook Contacts.

Nếu như bạn tạo nhóm mail cho người ngoài công ty thì bạn lựa chọn New E-mail Contact. Sau lúc bạn hãy thêm song mail vào group và ta hãy kích vào mục Save & Close để lưu nhóm lại.

Chỉnh sửa Group trong outlook

Nếu như sau một thời giản dùng bạn mong muốn chỉnh sửa Group sau hãy kích vào mục Address Book. 

  • Hãy kích đúp vào nhóm mong muốn chỉnh sửa. 
  • Bạn có thể thêm mail vào group như bình thường.
  • Nếu như mong muốn loại bỏ một mail nào đó thì kích vào mail muốn lại bỏ và lựa chọn Remove Member.
  • Bạn muốn xóa hãy kích chuột phải và lựa chọn Delete.

>> Xem thêm: Tập hợp những cách khóa ứng dụng trên Samsung

Cách sử dụng group trong mail outlook

  •  Bạn muốn dùng group mà ta đã tạo thì bạn vẫn gửi mail như bình thường.
  • Sau bạn kích ngay vào mục To…
  • Bạn lựa chọn nhóm muốn gửi sau kích vào mục To ->, Nếu như mong muốn CC hãy lựa chọn mục CC->
  • Sau lúc lựa chọn hoàn tất bạn nhấn OK.
  • Bạn sẽ thấy chúng ta đã lựa chọn được nhóm để gửi, tại nhóm đấy sẽ chứa toàn bộ mail mà chúng ta thêm vào.

Cách sử dụng group trong mail outlook

Cách sử dụng group trong mail outlook

Việc gửi mail theo nhóm như thế sẽ hỗ trợ bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian ở việc gửi mail, bạn đâu cần phải nhập từng mail vào một và chỉ với một kích chuột là có thể gửi hàng loạt mail.

Kết luận

Hy vọng bài viết cách tạo Group Email trong outlook sẽ hỗ trợ mọi người trong việc sử mail outlook trong công việc. Từ đó, tiến trình công việc của bạn sẽ tốt hơn.